Debattartikel i Fastighetsnytt av Jonas Falk, arkitekt partner på Strategisk Arkitektur med extra intresse av kontor.  

Fördelarna med att jobba hemifrån är fortsatt i fokus, och det handlar framför allt om hur bra det fungerar. Men det är ur individens synvinkel och på senare tid har företag och organisationer vaknat och pekat på sådant som mår bäst av att vi är tillsammans på kontoret. Och närvaron kommer sannolikt stiga om varslen tilltar. Det kommer att öka behovet av kontor som stöttar det dagliga värdeskapande så att medarbetarna tycker att arbetsresan är mödan värd. 

När BCG i Dagens Industri slog fast att ”Vi ser ett förfall” och ”Distansjobb haveri för bolagen” tog det bara ett par dagar innan vi i samma tidning kunde läsa om hur ett antal personer gav en helt motsatt bild under rubriken ”Motattack”.

Diskussionen blir lätt polariserad och defensiv. Jag tror att vi i stället ska se det som att vi nu har fått nya möjligheter och nya verktyg vilket är fantastiskt bra. Det är naturligtvis så att de allra flesta organisationer behöver allt det som bara sker när medarbetare träffas fysiskt på kontoret. Det finns ett mycket stort värde i allt som sker mellan det vi planerat att göra då de oväntade spontana sakerna som utmanar vår planerade tanke gör oss innovativa. Vi behöver mötas IRL.

Men det finns också ett mycket stort värde för många att ha möjlighet att, vid behov och när det är lämpligt, kunna arbeta hemifrån. Lugn och ro på ett sätt som oftast är svårt att uppnå på kontoret och större möjlighet att hantera ett allt svårare livspussel.

Så i stället för att bråka om för- och nackdelar med hemarbete vs kontorsarbete bör vi se dessa nya möjligheter som något positivt. Båda sakerna är viktiga. Frågorna vi ska ställa oss är hur kan vi underlätta för medarbetarna att arbeta hemifrån på ett bra sätt som även är bra för företaget, och hur ska vi utforma kontoret så att man vill vara där? Då kan vi göra det bästa av möjligheterna och sedan hitta rätt balans mellan närvaro på kontoret och arbete på distans.

En bra start är att faktiskt ta reda på varför just dina medarbetare väljer att arbeta hemifrån. Finns det saker som man anser fungerar bättre hemma än på kontoret? Jag vågar lova att de allra flesta kommer att säga ”lugn och ro” och att det är svårt att jobba ostört på kontoret.

Det riktiga aktivitetsbaserade kontoret är högaktuellt

Det finns mycket som pekar på vikten av ett attraktivt kontors betydelse för att medarbetarna ska vilja vara där. Genomföra arbetsplatsenkäter visar att de som har ett kontor som de anser stöttar deras arbete väl, vill i större utsträckning vara där jämfört med de som inte har det. Vi har dock träffat företag med mycket bra kontor som ändå inte lyckas få sina medarbetare att självmant komma dit vilket stärker vår övertygelse om att den fysiska miljön bara är en del av svaret.

Mjukare saker som ledarskap och kultur spelar även det en mycket stor roll. Men ett attraktivt kontor är alldeles oavsett avgörande, och det som vi arkitekter kan påverka mest. Så hur skapar vi då kontoret som vi upplever är värt resan dit? Alla organisationer måste ha en process som svarar på följande frågor: Vilket syfte ska vårt kontor ha, vilka miljöer ska det då innehålla, hur ska dessa dimensioneras och grupperas, och hur ska miljöerna och lokalen gestaltas? Grundläggande egenskaper på ett väl fungerande kontor är att det ska ha rätt funktionalitet, vara trivsamt och inspirerande gestaltat, bidra till social gemenskap och ha en hög grad av flexibilitet.

Som lite övertydliga exempel kan sägas att ett enformigt gestaltat grå-vitt kontorslandskap med i huvudsak likadana skrivbord och några mötesrum inte uppfyller dessa egenskaper. Däremot ett väl genomtänkt variationsrikt aktivitetsbaserat kontor har mycket större möjlighet att uppfylla kraven. Men, och det är ett stort men, bara om det är rätt utformat! Vi har under ett antal år nu sett hur många nya kontor som kallats aktivitetsbaserade fungerat dåligt. I samtliga fall som jag har tittat närmare på har dessa inte alls varit det vi menar med aktivitetsbaserade. De har saknat ett antal helt avgörande miljöer, inte minst tillräckligt med arbetsrum för individuellt fokuserat arbete.

Just detta med möjligheten att kunna arbeta ostört har vi länge vetat att medarbetarna upplever som den viktigaste aktiviteten och samtidigt den som är sämst supporterad på kontoren. Så för mig är det en gåta hur man ändå gång på gång skapar nya kontorslokaler med ytterst begränsade möjligheter för just fokuserat arbete.

Om man lägger till vetskapen om att över 75 procent av alla mötesrum är upptagna med 1-4 personer, samt ett kraftigt ökat antal digitala möten, så blir behovet av små rum uppenbart och helt kritiskt för att få kontoret att fungera bra. Och det räcker inte med att hänga upp en skylt som det står ”TYST” på. Det behöver finnas riktiga arbetsrum med ergonomiska möbler och en stor datorskärm, inte små telefonhytter eller poddar med bord som på sin höjd rymmer en mindre kaffekopp.

Genomtänkt gestaltning, funktion och identitet

Vi har ofta delat upp det vi gör på kontoret i två huvudkategorier, individuellt och gemensamt arbete. Vi upplever detta som lite för trubbigt och använder i stället fyra kategorier. Individuellt arbete, individuellt arbete i samarbete med andra, samarbete, och gemenskap. Alla fyra kategorier måste vara supporterade för att kontoret som helhet ska fungera. Om vi tar den öppna kontorsmiljön som exempel så behöver vi där en ergonomisk miljö där vi jobbar individuellt, men med en öppenhet som ger oss möjlighet till snabb dialog med våra kollegor i närheten.

Vi behöver också kunna prata i telefon och kanske ta ett kortare digitalt möte. Om detta ska fungera måste de som behöver mer ostördhet kunna vara någon annanstans. Kort sagt det behövs arbetsrum att gå till. Om vi istället bara har den öppna kontorsmiljön och allt ska ske där kommer allt att fungera lika dåligt. Det finns en mycket intressant analys av Leesman som visar hur medarbetarna upplever att olika kontorstyper fungerar.

I mitten av nöjdhetsskalan har vi kontoret med egna rum och strax under kontor med egna platser i landskap. Långt under hittar vi det flexibla kontoret med låg variation som av medarbetarna upplevs fungera mycket dåligt. Långt upp i topp hittar vi det flexibla kontoret med hög variation som upplevs som överlägset bäst. Detta gör att det blir oerhört viktigt att förstå skillnaden mellan flexibla kontor med låg respektive hög variation för att stötta en palett av aktiviteter.

Det förstnämnda är det vi kallar flexkontor med i huvudsak likadana skrivbord, men färre till antal än medarbetarna. Ofta saknas arbetsrum helt. Det flexibla kontoret med hög variation däremot är i vår mening det rätt utformade aktivitetsbaserade kontoret. Men det är viktigt att variationen inte bara ser trevlig ut, de behöver i verkligheten ha hög grad av funktionalitet och ergonomi, likväl som trivsam gestaltning. Vi är rätt praktiska här i Sverige och vi ratar snabbt miljöer som vi inte upplever fungerar tillräckligt bra även om de ser trevliga ut.

Den svåra dimensioneringen

Det fanns en tid när ett kontor hade få ingredienser och det var lätt att dimensionera kontorets yta, antal skrivbord, luftmängder, antal toaletter, osv. Nu är vi mycket mer rörliga och de flesta väljer att inte ha bestämda egna platser. Och vad ska vi egentligen räkna, antal medarbetare, alla olika stolar, alla skrivbord, eller vad? Beläggning av skrivbord hos dem som haft egna platser var före pandemin i snitt 32 procent, och det är rimligt att den siffran kommer gå ner mot 25 procent nu med ökad grad av hemarbete. Att ha så många tomma skrivbord samtidigt som man kanske saknar andra miljöer (som små rum t.ex.) och dessutom gärna vill minska sin hyrda yta gör att det för de allra flesta inte längre är rimligt med egna platser.

Men det är lätt att gå bort sig i matematiken när man ska försöka dimensionera sitt kontor när det nu ska vara så stor variation och dessutom finns ett antal osäkra antagna parametrar. Till att börja med måste vi skaffa oss en uppfattning om hur närvaron på kontoret kommer att se ut, och hur den kommer att variera mellan olika tider och dagar. Och för de som är närvarande behöver vi ha en uppfattning om vad man gör och vilka miljöer man då har behov av. Även detta varierar naturligtvis.

All variation påverkas av storleken på population och yta. Ett stort kontor med låt säga 2 000 medarbetare kommer att ha relativt liten variation, snittvärden och peakar ligger nära varandra. Om vi istället tänker oss ett mindre kontor med 50-100 medarbetare kommer närvaro och aktiviteter variera rätt mycket. Det kommer där att finnas dagar när nästan alla är på kontoret och då behöver det finnas tillräckligt med rätt miljöer. Så just dimensionerand närvarograd har seglat upp som kanske den viktigaste parametern att förstå och göra ett så bra antagande som möjligt eftersom den siffran så starkt påverkar kontorets dimensionering.

Lågkonjunktur gör oss mer ödmjuka

I takt med att varslen ökar kan vi anta att man blir mer benägen att vara på kontoren för att visa framfötterna och bevaka sitt jobb. Så kanske kommer gapet mellan individers vilja att kunna arbeta hemifrån och chefers vilja att samla alla på kontoret att minska något. Men oavsett kommer vi att behöva hitta smarta sätt att utnyttja det bästa med hybridarbetets möjligheter och samtidigt skapa kontor som är så bra att man tycker att de är värda resan dit.

Länk till artikeln i Fastighetsnytt